Accord de sous-traitance (RGPD)

# Accord de sous-traitance de données à caractère personnel (RGPD, art. 28) > **Version : 1.1 — 2026-09-04** — chaque modification de ce document porte une > nouvelle version et exige une nouvelle acceptation par le praticien > (la trace d'acceptation référence ce numéro de version). > > **Source des clauses** : « Exemple de clauses contractuelles de > sous-traitance », CNIL, _Guide du sous-traitant_, édition septembre 2017 — > reprises sans reformulation. Seuls les champs entre crochets du modèle sont > remplis, et uniquement avec du mesuré (registre des traitements v1.3, > politique de rétention v1.0, audits de sécurité) ; ce qui n'est pas tranché > reste marqué **[À COMPLÉTER — décision JS]**. > > **Périmètre** : la plateforme PetPlanner agit en **sous-traitante** pour les > données que le praticien saisit dans son espace (ses clients, leurs animaux, > les dossiers de soins) et dont il demeure responsable de traitement. Pour ses > propres traitements (comptes, facturation du service, statistiques, > sécurité), la plateforme demeure **responsable de traitement** — ces > traitements relèvent de la politique de confidentialité et du registre, pas > du présent accord. --- Le professionnel inscrit sur la plateforme PetPlanner, identifié par les informations de son compte professionnel (ci-après, « le responsable de traitement ») d'une part, ET LOISEAU DYNAMIC SYSTEMS, société par actions simplifiée, siège : 1 lotissement Le Mont, 08090 Tournes (France) — SIREN 103 564 266, représentée par son président (ci-après, « le sous-traitant ») d'autre part, ## I. Objet Les présentes clauses ont pour objet de définir les conditions dans lesquelles le sous-traitant s'engage à effectuer pour le compte du responsable de traitement les opérations de traitement de données à caractère personnel définies ci-après. Dans le cadre de leurs relations contractuelles, les parties s'engagent à respecter la réglementation en vigueur applicable au traitement de données à caractère personnel et, en particulier, le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 applicable à compter du 25 mai 2018 (ci-après, « le règlement européen sur la protection des données »). ## II. Description du traitement faisant l'objet de la sous-traitance Le sous-traitant est autorisé à traiter pour le compte du responsable de traitement les données à caractère personnel nécessaires pour fournir le ou les service(s) suivant(s) : la mise à disposition et l'hébergement de l'espace professionnel PetPlanner — gestion des fiches clients, des animaux et de leurs dossiers de soins, des rendez-vous, des documents, des notes, de la messagerie avec les clients et de la facturation émise par le praticien. La nature des opérations réalisées sur les données est : la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la conservation, la consultation, la modification, la communication aux personnes autorisées par le responsable de traitement, la sauvegarde et l'effacement. La ou les finalité(s) du traitement sont : permettre au responsable de traitement de gérer sa clientèle, ses rendez-vous, le suivi des animaux dont il a la charge et sa facturation. Les données à caractère personnel traitées sont : identité et coordonnées des clients du praticien (nom, prénom, adresse électronique, téléphone, adresse postale), données relatives aux animaux (identité, historique de soins : vaccinations, traitements, vermifuges, chirurgies, pesées), rendez-vous, factures, documents et notes déposés par le praticien, messages échangés via la plateforme. Les catégories de personnes concernées sont : les clients du responsable de traitement (propriétaires ou détenteurs d'animaux) et, le cas échéant, les co-propriétaires déclarés d'un animal. Pour l'exécution du service objet du présent contrat, le responsable de traitement met à la disposition du sous-traitant les informations nécessaires suivantes : les données énumérées ci-dessus, saisies par le responsable de traitement dans son espace professionnel. ## III. Durée du contrat Le présent contrat entre en vigueur à compter de l'acceptation en ligne par le responsable de traitement lors de la création de son compte professionnel, pour la durée d'ouverture de ce compte. ## IV. Obligations du sous-traitant vis-à-vis du responsable de traitement Le sous-traitant s'engage à : 1. traiter les données uniquement pour la ou les seule(s) finalité(s) qui fait/font l'objet de la sous-traitance ; 2. traiter les données conformément aux instructions documentées du responsable de traitement figurant en annexe du présent contrat. Si le sous-traitant considère qu'une instruction constitue une violation du règlement européen sur la protection des données ou de toute autre disposition du droit de l'Union ou du droit des États membres relative à la protection des données, il en informe immédiatement le responsable de traitement. En outre, si le sous-traitant est tenu de procéder à un transfert de données vers un pays tiers ou à une organisation internationale, en vertu du droit de l'Union ou du droit de l'État membre auquel il est soumis, il doit informer le responsable du traitement de cette obligation juridique avant le traitement, sauf si le droit concerné interdit une telle information pour des motifs importants d'intérêt public ; 3. garantir la confidentialité des données à caractère personnel traitées dans le cadre du présent contrat ; 4. veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel en vertu du présent contrat : - s'engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité ; - reçoivent la formation nécessaire en matière de protection des données à caractère personnel ; 5. prendre en compte, s'agissant de ses outils, produits, applications ou services, les principes de protection des données dès la conception et de protection des données par défaut ; 6. **Sous-traitance** (option A du modèle — autorisation générale) : le sous-traitant peut faire appel à un autre sous-traitant (ci-après, « le sous-traitant ultérieur ») pour mener des activités de traitement spécifiques. Dans ce cas, il informe préalablement et par écrit le responsable de traitement de tout changement envisagé concernant l'ajout ou le remplacement d'autres sous-traitants. Cette information doit indiquer clairement les activités de traitement sous-traitées, l'identité et les coordonnées du sous-traitant et les dates du contrat de sous-traitance. Le responsable de traitement dispose d'un délai minimum de **trente (30) jours** à compter de la date de réception de cette information pour présenter ses objections — l'objection est motivée. Cette sous-traitance ne peut être effectuée que si le responsable de traitement n'a pas émis d'objection pendant le délai convenu. Le sous-traitant ultérieur est tenu de respecter les obligations du présent contrat pour le compte et selon les instructions du responsable de traitement. Il appartient au sous-traitant initial de s'assurer que le sous-traitant ultérieur présente les mêmes garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen sur la protection des données. Si le sous-traitant ultérieur ne remplit pas ses obligations en matière de protection des données, le sous-traitant initial demeure pleinement responsable devant le responsable de traitement de l'exécution par l'autre sous-traitant de ses obligations. Les sous-traitants ultérieurs déjà engagés à la date de la présente version sont listés en **Annexe 2**. 7. **Droit d'information des personnes concernées** (option A du modèle) : il appartient au responsable de traitement de fournir l'information aux personnes concernées par les opérations de traitement au moment de la collecte des données. 8. **Exercice des droits des personnes** : dans la mesure du possible, le sous-traitant doit aider le responsable de traitement à s'acquitter de son obligation de donner suite aux demandes d'exercice des droits des personnes concernées : droit d'accès, de rectification, d'effacement et d'opposition, droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité des données, droit de ne pas faire l'objet d'une décision individuelle automatisée (y compris le profilage). (Option A du modèle) Lorsque les personnes concernées exercent auprès du sous-traitant des demandes d'exercice de leurs droits, le sous-traitant doit adresser ces demandes dès réception par courrier électronique à l'adresse électronique du responsable de traitement renseignée dans son compte professionnel. 9. **Notification des violations de données à caractère personnel** : le sous-traitant notifie au responsable de traitement toute violation de données à caractère personnel dans un délai maximum de **quarante-huit (48) heures** après en avoir pris connaissance et par le moyen suivant : courrier électronique à l'adresse du compte professionnel. Cette notification est accompagnée de toute documentation utile afin de permettre au responsable de traitement, si nécessaire, de notifier cette violation à l'autorité de contrôle compétente. > **Note d'exécution (décision JS, 2026-09-04).** Le délai de 48 heures > est fondé sur l'arithmétique de l'article 33 : le responsable de > traitement ne dispose que de 72 heures pour alerter l'autorité de > contrôle — un sous-traitant qui préviendrait plus tard mettrait son > client en violation. Ce délai **suppose le processus interne de > déclaration et de notification des violations** (registre des > violations, geste de déclaration côté administration, notification aux > praticiens concernés — cf. docs/legal/PROCESSUS_VIOLATIONS.md) : ce > processus est EN PLACE (registre `data_breaches`, écran d'administration > « Violations de données », notification par courrier électronique avec > trace par praticien). Le délai court à compter de la **connaissance** de > la violation ; il n'existe pas de détection automatique — la > connaissance est humaine. 10. **Aide du sous-traitant dans le cadre du respect par le responsable de traitement de ses obligations** : le sous-traitant aide le responsable de traitement pour la réalisation d'analyses d'impact relatives à la protection des données. Le sous-traitant aide le responsable de traitement pour la réalisation de la consultation préalable de l'autorité de contrôle. 11. **Mesures de sécurité** : le sous-traitant s'engage à mettre en œuvre les mesures de sécurité décrites en **Annexe 3** — mesures établies par les audits de la plateforme, reprises du registre des traitements. 12. **Sort des données** : au terme de la prestation de services relatifs au traitement de ces données, le sous-traitant s'engage à détruire toutes les données à caractère personnel. La destruction intervient selon le mécanisme existant de clôture de compte : trente (30) jours de grâce après la demande de suppression, puis suppression et anonymisation automatiques — à l'exception des données soumises à une obligation légale de conservation (factures : 10 ans, Code de commerce L.123-22). Une fois détruites, le sous-traitant doit justifier par écrit de la destruction. Avant la clôture, le responsable de traitement peut exporter ses données depuis son compte (mécanismes existants, revus et mesurés le 2026-09-04) : - `GET /me/export` — un export **JSON structuré** portant : les fiches clients du praticien, ses rendez-vous (avec ses observations), les animaux qu'il suit, ses notes et documents (y compris privés — ce sont les siens), sa messagerie, ses factures, ses préférences, ses consentements et notifications. Chaque section plafonnée annonce son compte total (`_metadata.completeness`) — un export tronqué le dit ; - `GET /me/export/files` — une **archive TAR des fichiers** (les octets, pas seulement les noms), limitée aux documents auxquels le compte a accès au moment de la demande. Le format CSV n'existe plus (il n'a jamais été un format tabulaire valide) ; chaque export est journalisé (accès massif — trace d'audit). L'export d'un compte NON praticien rend le même périmètre, filtré par la règle d'accès du produit : ce qui lui a été remis, jamais les notes privées de ses praticiens. 13. **Délégué à la protection des données** : le sous-traitant communique au responsable de traitement le nom et les coordonnées de son délégué à la protection des données, s'il en a désigné un conformément à l'article 37 du règlement européen sur la protection des données. À la date de la présente version : dpo@loiseaudynamic.com. 14. **Registre des catégories d'activités de traitement** : le sous-traitant déclare tenir par écrit un registre de toutes les catégories d'activités de traitement effectuées pour le compte du responsable de traitement comprenant : - le nom et les coordonnées du responsable de traitement pour le compte duquel il agit, des éventuels sous-traitants et, le cas échéant, du délégué à la protection des données ; - les catégories de traitements effectués pour le compte du responsable du traitement ; - le cas échéant, les transferts de données à caractère personnel vers un pays tiers ou à une organisation internationale, y compris l'identification de ce pays tiers ou de cette organisation internationale et, dans le cas des transferts visés à l'article 49, paragraphe 1, deuxième alinéa du règlement européen sur la protection des données, les documents attestant de l'existence de garanties appropriées ; - dans la mesure du possible, une description générale des mesures de sécurité techniques et organisationnelles. 15. **Documentation** : le sous-traitant met à la disposition du responsable de traitement la documentation nécessaire pour démontrer le respect de toutes ses obligations et pour permettre la réalisation d'audits, y compris des inspections, par le responsable du traitement ou un autre auditeur qu'il a mandaté, et contribuer à ces audits. ## V. Obligations du responsable de traitement vis-à-vis du sous-traitant Le responsable de traitement s'engage à : 1. fournir au sous-traitant les données visées au II des présentes clauses ; 2. documenter par écrit toute instruction concernant le traitement des données par le sous-traitant ; 3. veiller, au préalable et pendant toute la durée du traitement, au respect des obligations prévues par le règlement européen sur la protection des données de la part du sous-traitant ; 4. superviser le traitement, y compris réaliser les audits et les inspections auprès du sous-traitant. --- ## Annexe 1 — Instructions documentées du responsable de traitement L'utilisation des fonctionnalités de l'espace professionnel selon la documentation du service constitue l'instruction documentée du responsable de traitement : chaque saisie, partage ou suppression opéré par le praticien dans son espace vaut instruction pour le traitement correspondant. Toute instruction supplémentaire est adressée par écrit à dpo@loiseaudynamic.com. ## Annexe 2 — Sous-traitants ultérieurs engagés (version 1.0) > Source : registre des traitements v1.3 (docs/registre-traitements.md). | Sous-traitant ultérieur | Activité de traitement | Localisation | Garanties | | --------------------------------- | -------------------------------------------------------- | --------------- | ---------------------------------------------- | | Brevo | Envoi d'e-mails transactionnels (rappels, notifications) | UE (France) | DPA signé | | OVH | Hébergement de l'infrastructure | UE (France) | Conditions générales OVH | | Google (Firebase Cloud Messaging) | Notifications push mobiles | UE + États-Unis | Clauses contractuelles types, DPA Google Cloud | ## Annexe 3 — Mesures de sécurité (version 1.0) > Source : registre des traitements v1.3, « Mesures de sécurité générales » — > mesures établies par les audits de la plateforme. Aucune mesure listée ici > n'est déclarative : chacune correspond à un mécanisme en place. - Chiffrement en transit : HTTPS (TLS 1.3) et SSL entre l'API et la base de données PostgreSQL ; - Chiffrement au repos : AES-256-GCM (tokens OAuth), hachage du mot de passe d'accès d'urgence administrateur (scrypt) ; - Authentification des utilisateurs sans mot de passe (lien magique par e-mail, Google OAuth), sessions JWT en cookies httpOnly, protection CSRF ; - Contrôle d'accès par rôle et vérification de propriété sur chaque route ; - Journalisation de sécurité (pgaudit côté base, SecurityAuditService côté application) ; - Sauvegardes quotidiennes de la base ET des fichiers déposés, chiffrées (GPG AES-256, clé détenue par le sous-traitant, copie de recouvrement conservée hors de la machine sauvegardée), rétention par générations (7 quotidiennes, 4 hebdomadaires, 6 mensuelles), garde d'intégrité à l'écriture et test de restauration outillé vérifiant la base ET un échantillon des fichiers ; sauvegardes manuelles pré-migration chiffrées au même format ; - Conteneurisation durcie (no-new-privileges, capabilities réduites) ; - Registre des violations de données (art. 33(5)) et processus de déclaration/notification aux responsables de traitement (docs/legal/PROCESSUS_VIOLATIONS.md). ## Annexe 4 — Durées de conservation applicables au périmètre sous-traité > Source : politique de rétention v1.0 (docs/data-retention-policy.md). | Données | Durée | Sort à l'expiration | | ---------------------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------- | | Fiches clients, animaux, dossiers de soins, documents, notes, messages | Durée du compte professionnel | Suppression/anonymisation à la clôture (30 jours de grâce) | | Rendez-vous | Durée du compte + 3 ans d'archive | Anonymisation | | Factures émises par le praticien | 10 ans | Archivage lecture seule (obligation légale, Code de commerce L.123-22) | | Sauvegardes | 3 mois (rotation 7 quotidiennes / 4 hebdomadaires / 3 mensuelles) | Rotation automatique |

Accord de sous-traitance (RGPD, art. 28)